Calcul frais professionnels
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Le statut de salarié présente plusieurs atouts comme la rémunération mensuelle, les indemnisations ainsi que les assurances. De plus, ces dernières remboursent toutes les dépenses et les charges dans le cadre des activités professionnelles. À ne pas confondre avec les avantages en nature qui sont des indemnités fournies par le dirigeant à l’employé.
Dans le milieu du travail, les salariés doivent avoir les moyens nécessaires pour effectuer leurs activités. Il s’agit des frais professionnels versés par l’employé. L’ensemble des frais peuvent être ainsi gérer par rapport aux barèmes URSSAF et autres outils adéquats au métier concerné. Ces sommes ne sont liées ni à la Contribution au remboursement de la dette sociale ni à la contribution sociale généralisée. Elles ne sont pas non plus attachées à des cotisations et charges de la Sécurité sociale.
Toutefois, qu’est-ce que les frais professionnels ? Comment se faire rembourser ? Pour connaître les réponses à ces questions, l’article donne toutes les informations sur les frais professionnels.
Définition des frais professionnels
Le calcul des frais professionnels nécessite une meilleure compréhension concernant le fonctionnement de ces frais. Ces derniers représentent la somme totale des dépenses de l’employé liés à ses besoins tout en exerçant ses activités. Ce montant est remboursé par la société qui l’a engagé, et ce, selon sa nature et les plafonds exposés par l’URSSAF.
Ces frais professionnels englobent les charges qui assurent au salarié des frais par rapport à ses besoins concernant ses activités. Ils doivent également être présentés par un justificatif de dépense. D’après la Cour de cassation, les frais professionnels présentent les dépenses présentées par le rémunéré et intrinsèque au travail. D’ailleurs, l’on retrouve des exemples d’écrits exposant ces frais engagés.
La Cour de Cassation, chambre sociale, 9 janvier 2001, n°98-44.833 mentionne :
Les frais que le salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de son employeur, doivent être remboursés sans qu’ils ne puissent être imputés sur la rémunération qui est due.
Liste des frais professionnels
Nombreux sont les frais professionnels engagés par le salarié qui peuvent être remboursés par l’employeur en payant des allocations. La loi encadre la prise en charge de ces frais. Dans ce cas, il est conseillé de vérifier les informations concernant les dépenses liées au salarié sur le site officiel URSSAF.
Pour cela, il convient de citer ces sommes de manière globale et compréhensible. En outre, l’on peut indiquer :
- Les dépenses alimentaires ;
- Les dépenses en transport ;
- Les dépenses en véhicule ;
- Les frais de télétravail ;
- Les charges syndicales…
Par ailleurs, il existe d’autres sommes engagées par l’employé qui doivent être prises en considération. Il s’agit particulièrement :
- Des frais pour formation professionnelle ;
- Des frais pour certificats ou diplômes ;
- Des frais de mobilité ;
- Des dépenses concernant la double résidence ;
- Des charges sur l’habillage ;
- Des frais pour documentation professionnelle ;
Comment se faire rembourser ses frais professionnels
Le remboursement des frais professionnels reste obligatoire sans que cela impacte sur le salaire brut net du salarié. Cela se fait principalement à travers les primes, les allocations et des compensations. Toutefois, la somme concernant le remboursement forfaitaire de ces frais ne doit pas dépasser une certaine limite. Pour une indemnité alimentaire pendant un déplacement, par exemple, il existe un plafond à respecter par rapport aux coûts.
L’employeur doit toujours rembourser ces sommes et ne peut se défaire en incluant des clauses qui l’exemptent d’une telle action. Cette dernière reste à réaliser :
- Sur présentation de justificatifs ;
- Sous forme de primes et allocations ;
- En liquide.
Le dernier cas est seulement valable dans l’éventualité où le remboursement n’est pas mentionné dans le contrat de travail. Il est à noter que l’employeur peut exiger des pièces justificatives sur ces frais professionnels de la part de l’employé.
En cas de non-respect de remboursement des frais par l’employeur, le salarié peut demander des versements et ester une procédure. Cette dernière doit être prise en compte par le Conseil de Prud’hommes qui peut approuver ou non cette action. Il s’agit d’une action concernant le contrat de travail selon la Cour de cassation, Chambre sociale, 20 novembre 2019, n°18-20.208.